"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации" — ВоенПрав 
Военное законодательство > Вооруженные Силы РФ, другие войска, формирования и органы > Управление и структура Вооруженных Сил


"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации"




Единовременные проверки наличия и состояния дел и описей всех или части фондов архива (архивохранилища) проводятся также:
а) каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и при этом есть основания предполагать их порчу или утрату;
б) при передаче документов из архива (архивохранилища);
в) при приеме дел хранителями фондов на хранение;
г) при смене начальника архива военного округа, группы войск, флота, флотилии, а в центральных архивах - хранителя фондов.
225. Проверка наличия и состояния документов и описей проводится комиссиями, назначаемыми в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.
В состав комиссий должны входить лица, имеющие соответствующий допуск к работам и документам.
226. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок, делом фонда и с основными учетно-справочными материалами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам учета поступления и выбытия описей дел (листам фондов). Наличие документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел.
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документов категорически запрещается. Проверкой устанавливаются:
а) наличие описей;
б) количество архивных дел, числящихся по описям;
в) количество архивных дел, оказавшихся в наличии;
г) номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;
д) количество архивных дел, не включенных в описи;
е) количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;
ж) количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи (литерных);
з) пропущенные номера, не учтенные в итоговой записи;
и) номера и наименования архивных дел с неустранимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и переплета;
к) условия хранения документов.
Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (HYPERLINK \l "sub_30000"HYPER14форма N 30). Листы проверки включаются в дело фонда.
227. При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;
изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;
размещать в конце фонда обнаруженные при проверке дела фонда, не внесенные в опись, для последующей обработки и описания;
изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом начальнику архивохранилища (архива).

39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59


Группа: Управление и структура Вооруженных Сил
Категория: Военное законодательство