"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации" — ВоенПрав 
Военное законодательство > Вооруженные Силы РФ, другие войска, формирования и органы > Управление и структура Вооруженных Сил


"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации"





Глава VII. Учет документов и описей в архивах

151. Учет документов в архивах является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.
152. Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело).
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе копии документов страхового фонда и копии фонда пользования, а также описи дел.
153. Учет документов в архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в окружных, флотских, центральных и государственных архивах). Это достигается строгой регламентацией системы учетной документации и требований к ее заполнению, единым методическим руководством.
154. Учет документов в окружных и флотских архивах осуществляется централизованно начальником архива или специально выделенным сотрудником, в центральных архивах - специальным подразделением. Кроме централизованного учета, в центральных архивах ведется учет документов в каждом архивохранилище начальниками архивохранилищ и хранителями фондов. Порядок ведения учета, вспомогательные формы учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива, а также передача соответствующих учетных документов из архивохранилищ в подразделение централизованного учета устанавливаются приказами начальника архива.
Учетные документы хранятся в архивохранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
155. Учет документов в архивах ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются в каждом архиве руководством архива.
156. Основными учетными документами в архивах являются:
книга учета поступления и выбытия дел (HYPERLINK \l "sub_101900"HYPER14форма N 19) для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел;
книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (HYPERLINK \l "sub_21000"HYPER14форма N 21) для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
книга учета поступления и выбытия описей дел (HYPERLINK \l "sub_22000"HYPER14форма N 22) для учета и нумерации описей дел фондов в архивеHYPERLINK \l "sub_14111"HYPER14*(14);
список фондов (HYPERLINK \l "sub_23000"HYPER14форма N 23) для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;
лист фонда (HYPERLINK \l "sub_24000"HYPER14форма N 24) для фиксации изменений в наименовании фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;
опись дел (HYPERLINK \l "sub_15000"HYPER14формы N 5, HYPERLINK \l "sub_16000"HYPER146, HYPERLINK \l "sub_17000"HYPER147) для поединичного и суммарного учета дел;

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46


Группа: Управление и структура Вооруженных Сил
Категория: Военное законодательство