"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации" — ВоенПрав 
Военное законодательство > Вооруженные Силы РФ, другие войска, формирования и органы > Управление и структура Вооруженных Сил


"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации"


Приказ, Министр обороны Российской Федерации, "Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации", от 4.7.1996 г., № 270

Учетные документы хранятся в архивохранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
155. Учет документов в архивах ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются в каждом архиве руководством архива.
156. Основными учетными документами в архивах являются:
книга учета поступления и выбытия дел (форма N 21) для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел;
книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 39) для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
книга учета поступления и выбытия описей дел (форма N 24) для учета и нумерации описей дел фондов в архиве <*>;
список фондов (форма N 23) для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;
лист фонда (форма N 25) для фиксации изменений в наименовании фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;
опись дел (формы N 7, 9, 10) для поединичного и суммарного учета дел;
опись страхового фонда (форма N 8) для поединичного и суммарного учета единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;
паспорт архива (форма N 4) для отражения состояния архива на 1 декабря отчетного года.
--------------------------------
<*> Ведется в тех архивах, где не составляются листы фондов.

157. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда: историческая справка и дополнения к ней, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после пересоставления, акты передачи документов на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов и дел фонда, акты о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, материалы проверок наличия и состояния дел и другие документы.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения дела фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их поисковых данных.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46


Группа: Управление и структура Вооруженных Сил
Категория: Военное законодательство