"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации" — ВоенПрав 
Военное законодательство > Вооруженные Силы РФ, другие войска, формирования и органы > Управление и структура Вооруженных Сил


"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации"


Приказ, Министр обороны Российской Федерации, "Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации", от 4.7.1996 г., № 270

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
номера листов с наклеенными фотографиями, документами;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
номера листов с неустранимыми дефектами;
номера листов, изъятых из дела по справкам - заместителям;
количество и наименования имеющихся к делу приложений.
Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Примеры заверительных надписей:
"В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 152 (сто пятьдесят два) листа". "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 314 (триста четырнадцать) листов. Приложение к делу - схема постов на 1 листе. Кроме того, внутренняя опись на 5 листах, "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 210 (двести десять) листов, нумерация листов 96 и 97 повторяется. Нижний угол 97 листа частично оторван, верхний угол 153 листа залит чернилами. Документ вх. N 072 на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 1990 год N 22, листы 1 - 3".
40. Для учета документов дел постоянного и временного хранения составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела, от кого поступил, кому адресован документ или наименование документа, номера листов дела, на которых расположен каждый документ.
Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и на скольких листах.
Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
Листы внутренней описи подшиваются (но не прошнуровываются) в начале дела.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
41. На обложках дел, книг, журналов и т.п. указываются:
срок хранения дела и номер статьи перечня. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные;
инвентарный номер (указывается только на делах, учтенных в инвентарных книгах);
гриф секретности (на обложках несекретных дел эта графа не заполнятся);

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22


Группа: Управление и структура Вооруженных Сил
Категория: Военное законодательство